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南京审计大学合同管理办法(试行)

第一章   

第一条【宗旨】为规范南京审计大学合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,明确学校各有关单位和部门在合同管理工作中的职责,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条【合同含义】本办法所称的合同是指以南京审计大学名义,与其它平等主体的自然人、法人或其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。

本办法所称的合同包括:合同书、协议书、备忘录及其补充协议或相关附件,以及当事人协商签订的其他载有双方权利义务内容的文件。

第三条【合同管理含义】本办法所称的合同管理是指学校或学校授权的部门依据法律法规和学校文件制定和修改有关合同管理制度,以及对合同的立项、起草、审查、订立、履行、变更与解除、纠纷处理、归档等事务进行规范、监督、检查、考核的管理活动。

第四条【合同管理原则】学校合同管理遵循风险防范和责权利相统一的原则,实行统一指导、归口管理、分工负责的工作机制。

学校各部门代表学校对外签订合同,应当熟悉职责范围内的法律法规,在合同签订和履行过程中,认真负责,积极预防风险和失误,保证合同有效履行,维护学校的合法权益。

第五条【禁止条款】学校各二级部门和个人未经授权不得对外签订合同。

学校不得签订经济担保合同,未经批准不得签订投资合同和借贷合同。

第二章  机构与职责

第六条【统一指导】党政办公室作为合同管理工作的综合管理部门,统一指导学校合同管理事务。

党政办公室下设法律事务办公室,具体负责执行上述职能,主要职责包括:

(一)建立和完善合同管理相关规章制度;

(二)对合同文本进行法律审查,出具法律意见;

(三)合同签订的程序审查和授权管理;

(四)为合同承办部门提供法律咨询服务;

(五)对合同纠纷的处理进行法律指导;

(六)协助合同承办部门处理因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件;

(七)对合同审查记录进行备案;

(八)其它与合同管理有关的事项。

第七条【归口管理】归口管理部门对职责范围内所涉合同事务进行归口管理,主要职责包括:

(一)审核合同事项的真实性、可行性;

(二)审核合同相对方的主体资格和资信状况;

(三)对合同文本进行业务审查;

(四)督促合同承办部门处理合同纠纷。

归口管理部门的主要负责人为合同归口管理责任人。归口管理部门应指定专人作为合同管理人员。

第八条【分工负责】合同承办部门按照其职责范围具体承办合同事项,主要职责包括:

(一)分析论证合同事项的真实性、可行性;

(二)提供合同相对方的主体资格和资信状况;

(三)与合同相对方进行谈判、协商,起草合同文本;

(四)在授权范围内,与合同相对方订立合同;

(五)将合同文本及资料提交业务审查、法律审查;

(六)履行合同义务,监控合同相对方的履行情况;

(七)积极妥善处理合同纠纷;

(八)负责本部门合同资料的归档和保管工作(科研和人事合同由科研部和人力资源部分别归档和保管);

(九)应当承担的其它与合同有关的职责。

合同承办部门的主要负责人为合同承办责任人。合同承办部门应指定专人作为合同承办人,负责本部门合同管理事务,设置合同管理台账。合同承办部门应将合同承办人名单向法律事务办公室备案,无特殊原因,不宜随意更换。

第九条【监督检查】审计部依据国家法律法规和学校相关规定对合同的签订与执行情况进行审计监督,重点审计合同业务的内部控制情况。对于重要合同,审计部可采取全过程跟踪审计。3万元以上的工程施工类合同应进行结算审计,由审计部出具结算审计意见。

学校纪检监察部接受举报,对合同管理工作进行纪检监督,查处合同管理工作中的违规违纪行为。

第三章 合同的起草

第十条【起草依据】合同的起草,由合同承办部门按照相关法律法规和学校规章制度进行。

第十一条【合同洽谈】合同起草前,合同承办部门和承办人应就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。

对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。

第十二条【合同文本】合同承办部门负责起草合同文本。

为规范合同格式,法律事务办公室可分类制定合同示范文本。合同文本优先采用国家示范文本或学校示范文本。

合同文本由合同相对方提供的,合同承办部门和承办人应认真审阅,发现显失公平条款时应及时向对方提出修改意见。

第十三条【合同内容】合同内容应当包括法律法规规定的以下必备条款:

(一)当事人的名称(姓名)和住所;

(二)标的及其数量、质量;

(三)检验与验收,质保与保修;

(四)价款或报酬、支付方式;

(五)履行期限、地点和方式;

(六)违约责任;

(七)争议解决方法。

第四章 合同的审查

第十四条【业务审查】合同订立前,合同承办部门应当会同归口管理部门对合同文本从以下几方面进行业务审查:

(一)合同主体是否适格,资信是否良好;

(二)合同条款是否完备,表述是否明确;

(三)合同内容是否符合相关业务法律法规和学校规定;

(四)合同条款是否与招投标文件或谈判纪要相符;

(五)技术参数是否符合要求;

(六)合同条款是否有利于学校;

(七)合同内容是否真实、可行。

第十五条【法律审查】业务审查后,合同承办部门应将合同文本及下列材料提交法律事务办公室。法律事务办公室对合同承办部门所提交的材料进行法律审查:

(一)《南京审计大学合同(协议)审签用印表》;

(二)立项与审批资料,包括采购项目申报表、法律法规及学校制度规定、上级有关文件、学校工作要点及预算、部门工作要点及预算、学校会议纪要、部门会议纪要、部门请示报告及领导批示等;

(三)合同相对方资料,包括营业执照、法定代表人或授权代表身份证复印件、法定代表人授权委托书、资信证明等;

(四)磋商与洽谈资料,包括招投标文件、中标或成交通知书、谈判纪要等;

(五)其他需要提供的资料。

第十六条【审批权限】法律事务办公室进行法律审查后,合同承办部门应当依据合同标的额或对学校利益的影响程度,提请相关领导审批:

(一)50万元以下的合同,提请合同承办部门分管校领导审批;

(二)50-100万元的合同,由财务部、国有资产管理部等部门进行会签后,提请合同承办部门分管校领导审批;

(三)100-300万元或对学校有重大影响的合同,由财务部、国有资产管理部等部门进行会签后,提请合同承办部门分管校领导和财务分管校长审批;

(四)300万元以上的合同,由财务部、国有资产管理部等部门进行会签后,按照《南京审计大学坚持和完善党委领导下的校长负责制实施细则》规定,提请办公会议审批。

第十七条【审查期限】法律事务办公室审核的合同标的额20万元以下的合同,应于5个工作日内出具法律意见;合同标的额在20万元以上的合同,应由法律顾问进行风险评估后,在7个工作日内出具法律意见。

第五章 合同的订立

第十八条【资信调查】订立合同前,合同承办部门和承办人应充分了解合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生产能力等有关内容,确保其具备履约能力,并认真核实合同相对方订立人的身份和代理权限。

第十九条【前置程序】根据国家法律法规和学校相关规定,合同订立前须经过如招投标等其它程序的,应先依法履行相应程序。

第二十条【签署权限】合同文本完成后,应当按照合同标的额大小,提请相关领导签署:

(一)50万元以下的合同,由合同承办部门主要负责人签署;

(二)50万元以上或其他重要合同,由合同承办部门分管校领导签署。

第二十一条【合同校对】若合同是由我方审核后交给对方先签字盖章的,合同承办部门在收到对方签字盖章的合同文本时,应再次与我方正稿核对。

第六章 合同的履行

第二十二条【全面履行】合同承办部门应安排合同承办人对合同的履行进行跟踪管理,按照诚信原则全面履行合同,同时督促对方履约。

法律事务办公室对合同履行情况进行监督和抽查。

第二十三条【收款与付款】合同的收款与付款是合同履行过程中的重要环节,合同承办部门应积极按照学校财务规定做好收款、付款工作,提供相关资料和依据,确保合同收款及时足额,付款准确无误。

第二十四条【履行报备】合同履行实行报备制度,合同承办部门需要向法律事务办公室报备的情况有:

(一)对于部门可自行采购事项,因紧急或其他特殊原因未签订合同而项目已实际实施的(实施前需完成立项审批手续或特别紧急的可向分管校领导书面报批);

(二)合同履行中出现困难、对方未按约定履行等异常情况;

(三)合同履行完毕;

(四)其他需要报备的情况。

第二十五条【变更与解除】合同一经签订,当事各方应当全面履行,原则上不予变更或解除。确需变更或解除合同的,合同承办部门应填报《合同变更、解除事项申报表》,经原项目立项审批部门会签,如有必要可由国有资产管理部(招标采购办公室)组织各部门或校内外专家对其进行论证。

合同变更、解除事项经审批(或论证)同意,由合同承办部门与合同相对方协商一致后,按前述合同签订流程报送审批,签订变更或解除合同的书面文件。变更或解除合同的建议、答复、谈判、双方往来文件等资料,一律采用书面形式,并由合同承办部门存档备查。

第二十六条【合同的补充】物资及服务采购类合同,履行中如需追加与合同标的相同的货物或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与对方签订补充合同,但所有补充合同的采购金额单项或累计不得超过原合同采购金额的10%,超过10%则执行学校采购制度的相关规定。

第二十七条【违约处理】当合同对方当事人出现预期违约或实际违约时,合同承办部门应及时向分管校领导汇报,并向法律事务办公室报备,同时积极采取措施,将可能产生的履约风险和损失降至最低。

第二十八条【纠纷处理】对合同引发的纠纷,合同承办部门必须及时妥善处理,相关部门应协助并提供有关资料。合同承办部门应及时向分管校领导报告,必要时法律事务办公室可协助合同承办部门组成合同纠纷处理小组,依法维护学校合法权益。

第二十九条【诉讼处理】合同履行争议能够协商解决的,合同纠纷处理小组应积极促成解决方案并订立书面协议。不能协商解决的,原则上采取诉讼方式解决争议。合同纠纷处理小组应在法定的诉讼期内,向人民法院提起诉讼,并积极应诉。诉讼程序中涉及学校重大利益的,应及时向分管校领导报告。

对于接到法院传票的案件,合同承办部门应当积极准备应诉材料并出庭应诉,必要时法律事务办公室可协助处理。

第三十条【及时报告】合同履行完毕,合同承办部门应当及时向归口管理部门报告合同的履行情况,并将合同履行情况及时登记汇总给法律事务办公室。

第七章  合同的保管

第三十一条【登记】合同承办部门应当每年做好合同登记汇总工作,及时编制《合同登记汇总表》,记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除、涉及诉讼情况等事项,并于次年31日之前将《合同登记汇总表》交法律事务办公室备案。

第三十二条【保管】合同承办部门应妥善保管合同订立与履行过程中的相关材料。工作流程涉及多个部门的,应按照“宁重(复)勿缺(失)”的原则各自归档其职责范围内的合同资料。

(一)合同承办部门应将合同立项、尽职调查、谈判磋商、合同文本等所有相关资料存档,并根据学校档案管理的要求,将合同文本及时移交学校档案馆保管;

(二)法律事务办公室应将合同送审资料、审核稿、《南京审计大学合同(协议)审签用印表》及时以电子档案形式存档;

(三)由招标采购办公室负责招标采购的合同,由招标采购办公室负责归档采购申请、立项资料、招投标、谈判等资料,其归档工作按照学校采购相关规定办理。

第三十三条【评估】合同承办部门应当于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行汇总并分析评估,对分析评估中发现的问题与不足,应当及时加以改进。

第八章  责任追究

第三十四条【监督】法律事务办公室应定期对合同签订与履行情况进行监督检查,编制合同签订与履行情况检查报告并向相关领导报告,对检查中发现的不足督促有关单位和人员及时整改。

第三十五条【考核】学校将合同管理工作纳入部门年终考核。对管理不善的部门和个人进行问责。

合同管理是二级部门负责人的一项重要经济责任,作为干部经济责任审计的一项重要内容。

第三十六条【追责】合同承办部门和个人在签订和履行合同中,应当遵守本办法,认真履行职责,维护学校利益。

有下列行为之一的,学校将视其情节轻重,追究合同承办部门主要负责人及当事人的校内行政责任;给学校造成损失的,追究其民事责任;涉嫌犯罪的,依法移交国家司法机关处理:

(一)应签订合同而未签订的;

(二)无正当理由未及时签订合同的;

(三)未经授权,擅自对外签订合同的;

(四)超越代理权限或滥用代理权的;

(五)与合同对方当事人串通,损害学校利益的;

(六)在合同签订和履行中未尽义务,致使学校利益受损的;

(七)利用合同谋取私利或从事其他违法违规行为的;

(八)不及时处理合同纠纷或擅自放弃权利的;

(九)对合同资料保管不善、泄露合同涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密等造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的;

(十)其他违反法律法规和学校规章制度,在合同签订与履行中给学校造成损失的。                                                                        

第九章   

第三十七条  校内各部门可以依据本办法制定本部门合同管理具体细则。

学校设立的独立法人可依据本办法自主管理其职责范围内的合同事务。

第三十八条  采购文件审核以《南京审计大学集中采购管理办法》为准,参照本办法执行。

第三十九条  本办法由学校党政办公室负责解释。

第四十条  本办法自201931日起施行。

 

附件一:

归口管理部门的相关业务范围

归口管理部门负责职责范围内相关合同的业务审查:

(一)党政办公室:负责行业合作、校企合作、校地合作等与部门业务相关的合同;

(二)发展改革办公室:负责中央财政支持地方高校发展专项资金等与部门业务相关的合同;

(三)人力资源部:负责涉及人力资源、人事管理等与部门业务相关的合同;

(四)财务部:负责财务管理(含银行账户及其相关业务)等与部门业务相关的合同;

(五)审计部:负责审计服务等与部门业务相关的合同;

(六)教务委员会:负责本科生人才培养等与各类教学活动相关的合同(包括但不限于横向教学研究项目、本科生教材出版、教学会议、教学实习考察、教学资料印刷等); 教师成果转化和技术转移服务、创业孵化平台建设、政产学研创新载体建设等与部门业务相关的合同;

(七)学务委员会:负责本科生招生、学生管理事务、学生就业服务等与部门业务相关的合同;

(八)研究生院:负责研究生招生、研究生人才培养、研究生管理、学校学科建设与发展等与部门业务相关的合同;

(九)科研部:负责纵向、横向科研项目,技术开发、咨询、服务等与各类科研活动相关的合同(包括但不限于科研考察、学术著作出版等);

(十)国际合作与交流办公室:负责留学生管理、学校与国外及港澳台地区有关部门、院校签署校际合作交流等与部门业务相关的合同;

(十一)信息化办公室:负责涉及校园信息化建设、信息化设备维修等与部门业务相关的合同;

(十二)保卫部:负责涉及校园安全管理等与部门业务相关的合同;

(十三)继续教育学院:负责涉及成人教育、自学考试、非学历继续教育等与部门业务相关的合同;

(十四)国有资产管理部:负责涉及土地、房屋、家具、设备类等固定资产的采购、处置;负责涉及招标等与部门业务相关的合同;

(十五)总务委员会:负责涉及场馆管理、医疗保健、水电维修、物业保障、经营服务;涉及校园基本建设项目、房屋、基建等大型维修项目等与部门业务相关的合同;

(十六)实验中心:负责全校各类教学实验室的建设规划、布局和调整;制定实验室仪器设备购置计划,参与实验室大型仪器设备的采购论证,实验教学维持经费的分配与管理;检查验收实验室建设项目,开展实验室投资效益和实验教学质量评估;慕课制作;教学、科研和办公设备维修;

(十七)图书馆:负责涉及图书采购、电子文献资源、图书服务等与部门业务相关的合同。